MODALITÉS D’INSCRIPTION :
Si vous désirez la participation de votre enfant à l’un des séjours vous nous adresserez :
- Le bulletin d’inscription dûment complété et un premier versement de 300 € pour les sessions d’hiver et de 400 € pour les sessions d’été. Nous vous ferons parvenir un dossier de confirmation dès la réception de votre bulletin d’inscription.
- Le solde sera versé au plus tard quinze jours avant le début du séjour. A votre demande, des facilités de paiement avec échelonnement peuvent être accordées. En aucun cas Vacances Educatives n'acceptera un participant pour lequel le ou les règlements du séjour ne seraient pas remis à temps à notre bureau à Paris.

Afin que votre dossier d’inscription soit enregistré dans les meilleurs délais, nous vous conseillons de nous le retourner rapidement. Si vous souhaitez rencontrer un responsable, vous devez prendre rendez-vous préalablement. Il pourra alors vous recevoir à votre convenance.

MODALITÉS FINANCIÈRES :
Dans le prix du séjour sont compris les frais de restauration et d’hébergement, les cours, l’assurance responsabilité civile, le blanchissage, l’accès à l’ensemble des activités sportives et culturelles organisées dans nos centres.
Nous pouvons fournir des attestations de participation à nos séjours sur demande, en vue d’obtenir une aide journalière auprès d’organismes tels que les Comités d’Entreprises, les bureaux d’Aide Sociale, etc.
Vacances Educatives se réserve le droit d’annuler, de modifier un voyage en groupe ou de supprimer un lieu de séjour pour des raisons dont elle est seule juge. Dans ce cas, une solution de remplacement sera trouvée : les inscrits auront la possibilité, soit de faire valider leur inscription pour un autre séjour identique, soit de demander le remboursement intégral des sommes versées. Les modifications ne peuvent donner lieu au versement de dommages et intérêts.

TARIFS SÉJOURS A L'ÉTRANGER : Les prix de nos séjours à l’étranger, peuvent être soumis à variation à la hausse au-delà d’un écart de plus 6%.

ASSURANCES ET ANNULATION :
Les enfants inscrits à un séjour doivent impérativement être couverts par une assurance extrascolaire Responsabilité Civile et Individuelle Accident. Vous pouvez y souscrire auprès de l'assureur de Vacances Educatives par notre intermédiaire. Sinon vous devez apporter la preuve qu’ils sont assurés par ailleurs.
Vacances Educatives a souscrit auprès de la Cie AXA une assurance Responsabilité Civile en qualité d'organisateur.

CONDITIONS D'ANNULATION : en cas d'annulation de votre part, quel qu'en soit le motif et même en cas de force majeure (cf.assurance annulation), nous conservons : 10% du prix du séjour si l'annulation est faite plus de 30 jours avant le début de celui-ci, 25% entre 30 et 21 jours, 50% entre 20 et 7 jours, 75% entre 6 et 2 jours avant le départ, 90% moins de 2 jours avant le départ et aucun remboursement ne sera fait en cas de non présentation à l'un de nos séjours. Tout séjour commencé est dû en totalité. Le retour prématuré est à la charge du participant et ne saurait donné droit à aucun remboursement de quelque nature qu'il soit.

ASSURANCE ANNULATION : nos conditions d'annulation ne souffrent aucune exception. une assurance annulation est proposée en option à l'inscription ; le montant de la prime (non remboursable) est fixé à 30 euros pour les sessions d'hiver et 50 euros pour les sessions d'été. Marche à suivre : vous souscrivez à cette assurance auprès de Vacances Educatives au moment de votre inscription.

TRANSPORT :
Tous nos transports collectifs, train/avion/car/bateau, sont assurés par des professionnels voyagistes en conformité avec la législation en vigueur.
Les élèves qui s’inscrivent aux voyages sont pris en charge et encadrés pendant toute la durée du transport. Le voyage en groupe requiert l’établissement d’un billet collectif. Pour bénéficier de ces avantages, il faut partir et revenir avec le groupe aux dates prévues.
Si vous ne pouvez pas accompagner votre enfant au rendez-vous du départ, nous pouvons l’accueillir (en gare ou en aéroport) et l’héberger à Paris si nécessaire. Il sera pris en charge par un responsable dès son arrivée et ce jusqu’au départ du groupe. Il en est de même pour un voyage retour. Un acheminement depuis les grandes villes de Province est également possible. Ces services ne sont pas inclus dans le prix du séjour. Ils constituent un supplément qui vous sera facturé en sus.
Pour les enfants ne participant pas aux voyages groupés, l’accueil sur les centres se fera à la date du début de la session à partir de 15 heures.

PASSAGE DES FRONTIÈRES : Pour nos séjours d’été, les élèves doivent être munis d'un passeport ou d’une carte d’identité en cours de validité ainsi que d’une autorisation de sortie de territoire visée par le maire ou le commissaire de police. Pour le séjour aux USA, les enfants seront obligatoirement munis d'un passeport électronique en cours de validité de plus de six mois après la date de départ.

PENDANT LE SÉJOUR :
Les élèves et nos responsables peuvent être joints sur le centre par téléphone à un numéro que nous vous communiquerons quelques jours avant le départ avec les informations sur les horaires du voyage. Une permanence est tenue au siège à Paris pendant toute la durée des séjours, aux heures d’ouverture des bureaux. En outre, un serveur vocal et/ou un lien depuis notre site Internet sont mis à votre disposition pendant toute la période du séjour. Ces informations vous seront communiquées avec la lettre de route. Enfin, les parents pourront rencontrer le personnel d’encadrement le jour de l’arrivée de l’élève et lorsqu’ils le désireront au cours du séjour, sur simple rendez-vous.
ATTENTION : Nous vous invitons instamment à laisser votre enfant s’adapter à sa nouvelle situation. Il est souhaitable de ne pas lui téléphoner avant 2 ou 3 jours. Nous précisons que les cabines téléphoniques sur nos centres ne sont pas prévues pour que les parents appellent fréquemment leurs enfants, mais pour que ces derniers puissent joindre leurs proches lorsqu’ils rencontrent des difficultés d’adaptation et ont besoin de se confier. De plus, compte tenu du nombre important d’enfants pour une seule cabine téléphonique par centre, nous vous invitons à privilégier la communication épistolaire avec vos enfants.

IMPORTANT : Si un problème surgissait pendant le séjour, votre enfant doit en informer un responsable. S'il vous informe directement, veuillez prendre immédiatement contact avec ses responsables ou avec notre siège à Paris pour exposer le problème. Nous ne dirons jamais assez que nous ne pouvons plus intervenir après un séjour. Par contre, nous garantissons de pouvoir régler rapidement tout problème signalé à temps. Ainsi, toute réclamation sera faite, au cours du séjour, en priorité auprès du directeur d'animation ou du directeur pédagogique. Si une réponse satisfaisante n'a pas été obtenue auprès de ces responsables, il convient d'adresser un courrier au siège social à Paris à l'attention du Service Réclamations. Après le séjour, les réclamations sont recevables, exclusivement par courrier, dans un délai de quinze jours uniquement.

DISCIPLINE :
Le respect des personnes, des locaux, du matériel et du repos de chacun est la règle fondamentale de vie dans nos centres. Il est donc nécessaire que chacun respecte le règlement intérieur.
Vacances Educatives se réserve le droit de donner un avertissement et ensuite de renvoyer tout élève qui se conduit de façon particulièrement inacceptable. Les frais sont à la charge des parents (ainsi que les frais éventuels d’accompagnement) et aucun remboursement sur le montant du séjour n’est possible.

ARGENT DE POCHE ET OBJETS PERSONNELS:
Les besoins d’argent de poche varient selon l’âge de l’élève. Il nous est donc difficile de proposer une somme précise. Toutefois, nous conseillons un minimum de 10 € par semaine.
L'argent de poche peut être gardé par les jeunes, mais afin d'éviter pertes ou vols, nous leur conseillons de le confier à un animateur. Un système de banque est mis en place pour tout retrait. Encore une fois, les élèves sont responsables de l’argent et des objets personnels non confiés. Les assurances, en général, ne prennent en charge que les vols avec effraction. C’est pourquoi, Vacances Educatives ne peut être tenue responsable pour tout objet ou argent de poche qui ne lui aurait pas été confié.

SERVICE MÉDICAL :
Les enfants sont placés sous la surveillance d’une assistante sanitaire. De plus, un médecin est rattaché au Centre. En cas d’urgence, les familles autorisent le Directeur à réclamer l’intervention d’un chirurgien. Cette autorisation figure au dos de la fiche sanitaire de liaison insérée dans votre dossier d’inscription que nous vous adresserons dès réception de votre bulletin d’inscription.

WEEK-ENDS :
Au cours de nos séjours d’été, les week-ends sont consacrés aux sorties exceptionnelles. L’un des week-ends est toujours réservé à un bivouac avec nuit en refuge ou auberge, si les conditions climatiques sont favorables. Le cas échéant, d’autres sorties sont proposées au groupe. C’est pourquoi nous demandons aux enfants de prévoir un sac de couchage. Evidemment, l’ensemble de l’encadrement participe à ces excursions et ne peut assurer la permanence sur le centre. Aussi, les enfants qui ne participent pas à ces sorties exceptionnelles sont pris en charge par leurs parents pour le week-end.

ENQUÊTE DE QUALITÉ :
En fin de séjour, nous demandons aux jeunes de remplir un questionnaire où il est demandé d’apprécier le séjour. Nous les invitons à le remplir avec soin et objectivité. Ces enquêtes sont pour nous indispensables, car elles nous permettent de déceler les points sur lesquels nous devons porter plus particulièrement nos efforts afin d’améliorer encore la qualité de nos séjours. Nous les en remercions d’avance pour l’aide précieuse qu’ils nous apporteront dans ce domaine.

DROIT A L’IMAGE :
Les participants et les parents acceptent que les photographies, reportages et interviews réalisés au cours du séjour soient utilisés par Vacances Educatives dans le cadre de sa communication interne et externe pour illustrer son site Internet, ses brochures, ou celles de ses partenaires (notamment les comités d'entreprises).